Quali sono i dati importanti da salvare? Come e perché effettuare una copia di sicurezza? Quando il famoso “back-up” può salvarti l’esistenza…
Provate a calcolare sommariamente quanto potrebbero valere i vostri dati. Pensate alla data e al luogo in cui sono stati creati, pensate al tempo impiegato per modificarli, il fine per il quale li utilizzate, le persone coinvolte, il loro contenuto e quante ore sarebbero necessarie per ricostruirli. E se un giorno i vostri preziosi dati andassero persi o finissero nelle mani sbagliate? Quanto sareste disposti a spendere per recuperarli?
Queste domande non sono poi così assurde se si pensa che quasi tutti i dispositivi usati quotidianamente contengono una “memoria” con delle informazioni, più o meno importanti. Certo, se un forno a microonde perdesse la memoria, non ci sarebbero troppi danni ma la situazione sarebbe più seria se pensassimo ad un videoregistratore con hard disk, ad un cellulare di ultima generazione (Iphone, Blackberry, ecc…), ad un navigatore satellitare con tutte le destinazioni Preferite, fino a giungere al personal computer, dove risiedono i dati più importanti.
Mi è capitato personalmente di conoscere ed assistere professionisti che per colpa di una disattenzione, di un click di troppo o di un back-up (termine inglese che indica una copia di sicurezza dei propri dati, ndr) mai fatto hanno subìto danni irreparabili… Danni economici enormi se si pensa al tempo impiegato per creare tali dati e al fine (lavorativo) di quest’ultimi. Spesso – troppo spesso! – non si pensa mai al “dopo” ma quando il disastro accade, è una vera e propria tragedia. Fortunatamente, anche nel campo informatico, esistono i miracoli – molto più frequenti di quelli che accadono nella vita reale – ma che possono essere costosi. Perché, dunque, non pensare di prevenire il danno?
I dati: quali sono e dove risiedono?
Come già detto, i dati più importanti sono memorizzati nei computer e più precisamente nei dischi fissi (hard disk): queste “scatolette metalliche” custodiscono dei delicatissimi dischi magnetici, che vengono alterati da delle testine che memorizzano segnali di + e – che interpretati dal computer rappresentano i nostri dati.
La maggior parte degli utenti salva i propri dati sul Desktop (o sulla Scrivania se si usa un Mac) e nella cartella Documenti. Dati di ogni genere: dai file di testo (Microsoft Word) ai fogli di calcolo (Microsoft Excel), dalle presentazioni multimediali (Microsoft PowerPoint) ai file di programmi specifici, dalle foto-scansioni agli mp3 e ai video, dalle email inviate e ricevute (Microsoft Outlook o Outlook Express) alla rubrica degli indirizzi (Outlook Express o Lotus), dai siti web Preferiti visitati col proprio browser (Internet Explorer, Firefox) alle password memorizzate o ricevute via email.
Ma esistono altri dati importanti, spesso “dimenticati” prima di una pulizia (“formattazione”) del disco rigido. Mi riferisco ai driver di ogni periferica (quei file che permettono ai componenti esterni come schede video, macchine fotografiche, web cam, ecc… di funzionare correttamente) e ai numeri seriali dei programmi originali e con regolare licenza (quante volte manca il cd o la custodia originale?!).
Il computer non è l’unico dispositivo che contiene informazioni personali ed importanti. I nuovi cellulari, ad esempio, consentono di avere una rubrica telefonica molto dettagliata con indirizzi, e-mail e foto di ogni contatto; senza parlare, poi, dei navigatori satellitari che permettono di memorizzare con massima precisione i punti di interesse preferiti (poiché spesso introvabili sulle mappe comuni).
E ancora. Quanti di voi possiedono una casella di posta elettronica su un provider gratuito come Libero, Tin, Tiscali, Yahoo, Interfree, Gmail ed altri? Molti usano la Webmail per inviare e ricevere le e-mail direttamente dal sito del provider. Ciò implica che tutto lo scambio di corrispondenze avviene su dei server non controllati direttamente ma di proprietà di terzi. È capitato in passato – e non è errato pensare che possa capitare domani – che, a causa di problemi ai server di importanti provider, alcune (o tutte!) le email andassero perse senza alcuna possibilità di recupero né di risarcimento danni…
Le cause e i danni più frequenti
Sono veramente tante le situazioni di pericolo per i dati. Ogni azienda dovrebbe aver stilato – obbligatoriamente per Legge (DL 196/2003) – un Documento Programmatico per la Sicurezza (D.P.S.): un vero e proprio studio sulle possibili cause che potrebbero mettere a repentaglio i dati e quali azioni sono previste per salvaguardarli.
Va precisato che ogni dispositivo (come ogni essere vivente) ha una propria durata di vita. Sebbene non esista una “scadenza” sui prodotti hardware, dobbiamo sapere che prima o poi il nostro computer potrebbe smettere di funzionare con l’uso. A ciò va aggiunta anche l’ipotesi di possibili malfunzionamenti o difetti di fabbrica (ho visto “morire” diversi masterizzatori della stessa serie a distanza di giorni…).
Esistono poi i danni accidentali come uno sbalzo di tensione elettrica (se salta la luce con il pc acceso, pregate che non gli sia successo nulla…), una caduta o del liquido versatoci sopra (con riferimento ai portatili). A questi eventi fatali e fortuiti, vanno ad aggiungersi i danni causati da virus e programmi nocivi, senza contare i casi più estremi con le intrusioni di terzi (“hacker”, nella concezione più comune). Non sono poi neanche rari le cronache di portatili rubati per entrare in possesso delle informazioni contenute in essi.
Non possiamo non segnalare le diverse disattenzioni degli utilizzatori: dalle formattazioni improvvisate e “fai da te” al Ripristino del sistema (<
Come dormire sogni tranquilli?
Bisogna precisare che non esiste un’unica soluzione per mettere al sicuro i vostri preziosi dati. Questo perché nessun supporto è indistruttibile e tutti possono subire un naturale deterioramento temporale o soffrire di mal funzionamenti. Esistono, al contrario, una serie di linee guida, delle semplici operazioni da compiere quotidianamente, minuti di una dotazione hardware minima, per dormire tranquilli.
Hardware. Ogni computer dovrebbe essere collegato ad un gruppo di continuità (chiamato anche UPS) in grado di proteggerlo da sbalzi di tensione e di alimentarlo per diversi minuti in caso di mancanza di corrente (giusto il tempo di salvare i dati e di spegnerlo correttamente).
Dovrebbe essere obbligatoria anche la presenza di un masterizzatore (ormai tutti i nuovi pc ne hanno uno) in grado di “incidere” permanentemente i dati su CD o DVD (assicuratevi di averne sempre un paio vuoti e a disposizione per eventuali copie d’urgenza).
Software. Tutti i computer (Mac e cellulari di ultima generazioni compresi!!!) dovrebbero avere un firewall (una specie di “antifurto” contro gli hacker), un antivirus aggiornato ed un programma di masterizzazione (se non presente nel sistema operativo).
Tipi di supporto. esistono diversi dispositivi sui quali effettuare delle copie di sicurezza dei propri dati. I CD e i DVD sono i dispositivi più economici e sicuri, in quanto hanno una durata di vita medio-lunga, la memorizzazione dei dati avviene in maniera permanente (come se fosse un’incisione) ed è possibile avere uno storico dei dati.
Tuttavia non tutti conoscono le corretta procedura per masterizzare e pertanto, negli ultimi anni, ho visto sempre più persone effettuare una copia sulla chiavetta-penna USB. Queste, sebbene più capienti di un normale DVD, sono sicuramente più fragili di una memoria ottica: basta una caduta, l’uso intensivo (oltre i 100.000 cicli di scrittura) o la perdita – visto le dimensioni ridotte – a compromettere il prezioso contenuto.
Infine esistono i famosi hard disk esterni da diversi Giga: capienti e piccoli ma dai costi leggermente più alti ed ugualmente delicati in quanto costituiti da memorie magnetiche.
Tutti i dispositivi elencati fino ad ora richiedono un’attenzione particolare da parte dell’utente che con metodicità deve ricordarsi di effettuare la propria copia di sicurezza.
Per gli utenti più “pigri” esistono in commercio soluzioni “alternative” come quella dell’hard disk secondario, interno al pc, che, in modalità RAID 1, crea una copia esatta ed istantanea (mirror) del disco rigido primario. Ciò garantisce una protezione in caso di danni fisici ma non in caso di furti o cancellazioni fortuite.
Qualora i computer da tenere sotto controllo fossero diversi (è il caso di uffici o aziende), si opta spesso per la soluzione Server: un unico computer centrale dove risiedono tutti i dati. Molti sottovalutano l’ipotesi che lo stesso server possa subire danni e che pertanto andrebbe protetto tanto (se non di più) quanto un normale pc. Non è un caso che alcuni provider stiano promuovendo soluzioni di backup on-line, ma con tutti i rischi di dipendenza e sicurezza ad essi correlati.
Ancora: se possedete un sito web aziendale, vi siete mai chiesti (o avete chiesto al vostro gestore) se e ogni quanto tempo viene effettuato un backup di sicurezza? Spesso le soluzione economiche di hosting non prevedono un piano di recupero dati e ciò mette in serio pericolo tutte le informazioni pubblicate on-line. Pensate ad un sito di e-commerce dove quotidianamente caricate foto, inserite prodotti con descrizioni. E se un giorno doveste reinserire tutto dall’inizio a causa di un problema al sistema centrale? I nostri server, ad esempio, dispongono di un sistema di backup automatico e giornaliero che permette di recuperare persino singoli file del giorno precedente.
Alcuni consigli pratici
1. Cercate di essere ordinati quando usate il vostro computer: salvate tutti i vostri dati nella stessa cartella, avendo cura di nominarla in maniera chiara ed esplicita (es: Dati Daniele).
2. Se avete un solo disco rigido (C:) potreste creare una partizione secondaria (fatelo fare da un esperto!) e memorizzate lì i vostri dati. Questa soluzione, sebbene non vi protegga dai guasti fisici all’intero hard disk, vi offre un minimo di garanzia in caso di danni al sistema operativo. Avere un secondo hard disk separato e indipendente, invece, vi permette di stare più sereni in caso di danni più gravi al disco principale (che spesso è anche quello più “stressato”);
3. Non salvate i file sul Desktop poiché spesso è collegato col sistema operativo: un eventuale ripristino/formattazione potrebbe comprometterne il contenuto e dunque tutti i documenti salvati sulla Scrivania.
4. Appuntatevi su un foglio di carta (o usate questo file di Excel) l’elenco dei programmi che usate quotidianamente, il tipo di dati che elaborano e la posizione esatta in cui sono salvati i dati (se ne siete a conoscenza);
5. Effettuate un backup almeno ogni settimana su CD o DVD – scrivendoci sopra con un pennarello la data e il loro contenuto – e custoditeli in un posto sicuro, possibilmente chiuso a chiave;
6. Se necessario, deframmentate il vostro hard disk almeno ogni 2/3 mesi;
7. Create un Punto di Ripristino almeno ogni mese (Start -> Programmi -> Accessori -> Utilità di Sistema -> Ripristino configurazione di sistema);
8. Spegnete il vostro pc usando la procedura corretta (Start -> Spegni), mai dal tasto di accensione;
9. Nel caso in cui dobbiate distruggere eventuali copie di sicurezze “in eccesso”, usate gli strumenti opportuni (molti Distruggi documenti digeriscono anche CD e DVD).
E se aveste perso già i dati???
Se l’irreparabile fosse già accaduto, la prima cosa da fare è recuperare e mettere al sicuro il supporto dove risiedevano i dati (nella maggior parte dei casi si tratta dell’hard disk). A questo punto è necessario capire il tipo e l’entità del danno (purtroppo non sempre è possibile diagnosticarlo se non si ha esperienza e familiarità con i computer).
1. Se i dati sono andati cancellati (accidentalmente, causa formattazione, ecc…) esistono dei software di data recovery in grado di recuperarli al 90% (ricordate che dal momento della cancellazione dei file il pc deve essere usato il meno possibile: più lavora l’hard disk e più diminuiscono le probabilità di recupero dei documenti!);
2. Se è un problema al sistema operativo (ad esempio: Windows non si avvia) allora basterà affidare il disco ad un negozio di computer fidato (evitate il fai da te!) che, munito del vostro elenco-programmi, provvederà a recuperare i dati e ripristinare il computer;
3. Se, invece, è compromesso il disco rigido (gli errori tipici possono essere: “Disk boot failure”), mantenete la calma. Alcuni esperti suggeriscono di chiudere il disco rigido non funzionante in una busta di plastica e lasciarlo nel freezer per una notte (il freddo potrebbe aiutare a sbloccare le varie parti). Personalmente eviterei di affidare il mio prezioso hard disk all’amico “smaliziato”, così come al negozio di computer sotto casa. Al 99% si rischia di peggiorare la situazione e di compromettere l’integrità dei vostri dati (fidatevi!). Questo perché mancano gli strumenti necessari per operare al meglio e nelle migliori condizioni. Opterei, invece, per un’azienda specializzata nel Recupero Dati e che si occupa esclusivamente di Data Recovery, normalmente dotata di ambienti “sterili”, privi di particelle di polvere o altre impurità. L’operazione di recupero potrebbe essere costosa (anche sopra i 1.000,00 Euro) e richiedere qualche settimana di lavoro ma se il valore dei vostri dati supera questa cifra… tentare non costa nulla!
Per approfondimenti:
– www.ontrackdatarecovery.it/librohdd/